Categoria: Economia | Venerdì 08 Novembre 2019,

Per promuovere il tuo business, lanciare un nuovo prodotto o avvicinare la clientela, esiste un metodo di marketing efficace quanto intramontabile: l’evento aziendale.

Di che si tratta?

Un evento aziendale può assumere diverse forme in base al suo scopo e pubblico di destinazione.

I meeting possono essere interni all’azienda stessa o destinati a un dialogo con altre compagnie; in genere hanno lo scopo di intavolare una discussione su temi specifici, presentare progetti, favorire il confronto e lo scambio di idee a fini operativi.

Conferenze e seminari hanno invece per lo più uno scopo informativo e formativo, e sono rivolti a un pubblico strettamente interessato al tema della conferenza stessa, interno o esterno all’azienda.

Altri eventi destinati ai soli dipendenti sono i cosiddetti team building, pensati per accrescere l’affiatamento di un team di colleghi e migliorare la collaborazione e il lavoro di squadra.

Tra gli eventi aziendali destinati al pubblico, le fiere di settore hanno lo scopo di promuovere la propria attività nel contesto di un evento che riunisce altre aziende che operano nello stesso segmento o in settori affini, favorendo il confronto e dando la possibilità ai manager di intavolare discussioni e creare partnership.

Fini essenzialmente promozionali hanno gli eventi destinati al lancio di un nuovo prodotto, servizio o azienda. Rivolti a un pubblico quanto più vasto possibile, attirano un’audience mirata che potrà costituire il pubblico target dello specifico servizio o prodotto da lanciare.

Le cosiddette job fairs e i recruiting events servono invece a cercare nuovi talenti da far entrare in azienda; si tengono spesso nelle università e sono essenzialmente rivolti a giovani che si affacciano per la prima volta al mondo del lavoro.

Una volta definito lo scopo, il tipo di evento e il pubblico di destinazione, non resta che passare alla fase organizzativa.

1. Scegli la location adatta

Che si tratti di un meeting col personale o di una serata promozionale, ogni evento ha bisogno della location adeguata.

Molti hotel mettono a disposizione sale conferenze per l’organizzazione di eventi aziendali. Se i partecipanti vengono da lontano, sarà utile accordarsi con l’hotel prescelto per la sistemazione degli ospiti.

Per eventi aperti a un grande pubblico scegli un luogo facile da raggiungere dotato di ampio parcheggio.

2. Prepara la scaletta dell’evento

Non improvvisare: per la buona riuscita del tuo evento aziendale è necessario che tutto sia pianificato nel dettaglio.

Se stai organizzando una conferenza, crea una scaletta di relatori che comprenda il tempo a disposizione per ciascun intervento, e assicurati di scegliere un moderatore che si occuperà di far rispettare le tempistiche.

Metti in programma del tempo da dedicare al dibattito e del tempo per le domande, e non dimenticare di inserire una pausa caffè.

3. Pensa al catering

Di qualsiasi evento si tratti, un buon rinfresco non può mai mancare.

Per un meeting o una conferenza di un paio d’ore puoi organizzare un semplice coffee break con snack, bevande e magari della frutta fresca, mentre per eventi più strutturati sarà preferibile mettere a disposizione dei propri ospiti un buffet più ricco.

Puoi rivolgerti a un’azienda di catering specializzata o direttamente alla struttura che hai scelto come location dell’evento.

4. Prepara il materiale necessario

Non dimenticare di mettere a disposizione dei tuoi ospiti quanto serve per la migliore fruizione dell’evento e fai in modo che il team organizzativo sia dotato di appositi badge di riconoscimento.

Prepara una sacca contenente un piccolo block notes, penna e un laccetto portabadge da distribuire ai partecipanti per gli eventi B2B o i meeting aziendali. Puoi regalare lanyards personalizzati anche durante le fiere o i recruiting day.

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6. Pubblicizza l’evento

Ora che tutto è pronto, non ti resta che invitare i tuoi ospiti.

Prepara cartoline dell’evento da inviare tramite posta o e-mail, crea un sito web dedicato all’evento e pubblicizzalo tramite i social.

E non dimenticare gli hashtag!