Categoria: Tecnologie | Venerdì 02 Aprile 2021,

Firmare elettronicamente offre più convenienza, maggiore produttività, costi ridotti, rischi ridotti e una migliore esperienza del cliente.

Le firme elettroniche non sono nuove - sono state riconosciute come un modo valido per firmare la maggior parte dei documenti da molti anni ormai. Tuttavia, l'adozione di questa tecnologia che fa risparmiare tempo e denaro non è stata così rapida come ci si sarebbe potuto aspettare, a causa della persistente percezione che una firma scritta a mano su carta abbia più peso legale.

Questo quadro sta cambiando velocemente come risultato della pandemia di coronavirus, che ha gettato il paese in un periodo prolungato di allontanamento fisico nella prima metà del 2020. Le firme elettroniche sono diventate un'ancora di salvezza per molte industrie, consentendo alle imprese di poter stipulare e concludere transazioni e accordi, anche in un periodo in cui gli incontri fisici erano scoraggiati o vietati.

Anche con meno restrizioni di blocco in atto, molte persone continuano a preferire evitare gli incontri faccia a faccia e lo scambio di oggetti fisici come i documenti con gli altri. Allo stesso modo in cui molte delle abitudini di lavoro a distanza e di shopping digitale dell'isolamento possono diventare permanenti, possiamo aspettarci che le firme elettroniche diventino parte della nuova normalità.

Le persone si sono abituate, in questo periodo, a firmare i documenti a distanza ed elettronicamente senza bisogno di incontrarsi di persona o di consegnarli a mano, via fax o scansione ed e-mail all'altra parte. Si chiedono perché, nel 21° secolo, dovrebbe essere necessario stampare risme di carta e firmarle a mano per concludere un accordo di vendita, un'offerta di acquisto, l'accettazione di un'offerta di lavoro o una firma con OTP assicurazioni.

La maggior parte delle aziende ha bisogno di elaborare massicci volumi di carta ai fini della conformità legale e normativa. Stampare ogni documento e firmarlo con una penna, e poi scansionarlo e archiviarlo, è ingombrante e costoso. Mentre il mondo diventa sempre più digitale, i documenti elettronici saranno il modo principale di scambiare e verificare le informazioni. Ecco perché le firme elettroniche sono un must per ogni azienda oggi.

I moderni sistemi cloud forniscono un modo per trasferire documenti sensibili ai destinatari, con una traccia di controllo completa e una prova di consegna. Le soluzioni di firma digitale migliorano notevolmente la velocità di invio dei documenti sensibili e assicurano che la vostra azienda non sia mai bloccata da complicati processi cartacei.

La tecnologia di firma elettronica dei documenti offre molti vantaggi, tra cui la convenienza e la facilità d'uso, la velocità dei tempi di consegna dei documenti, l'aumento della produttività, la riduzione dei costi, la riduzione dei rischi, la sicurezza aggiuntiva dei documenti, l'accessibilità da qualsiasi luogo e una migliore esperienza del cliente. Senza la stampa di documenti cartacei, è anche rispettoso dell'ambiente. Usare le firme elettroniche dove sono legalmente supportate ha semplicemente senso negli affari.

Come funziona

Una firma elettronica è un mezzo legalmente riconosciuto per trasmettere il consenso del firmatario al contenuto di un documento. Si tratta di dati allegati, incorporati o logicamente associati ad altri dati, e destinati dall'utente a servire come firma. Può assumere molte forme: un nome digitato in formato elettronico in fondo a un'e-mail; una casella di spunta "accetto" su un sito web; o una firma con penna elettronica o con il dito su un tablet.

Per gli scopi di un'impresa, il software ospitato nel cloud fornisce una piattaforma di firma elettronica conveniente e facilmente implementabile per l'invio, la visualizzazione, la firma e la restituzione di documenti elettronici. Queste soluzioni permettono al proprietario del documento di caricare il file su una piattaforma sicura e di identificare chi deve firmarlo e in quale ordine.

Queste soluzioni possono essere integrate con una soluzione di flusso di lavoro. Ogni testimone e firmatario può firmare il documento, indipendentemente da dove si trovi nel mondo, e poi passarlo elettronicamente alla parte successiva. I documenti legali firmati sono al sicuro nel cloud e ogni parte è in possesso di un originale.

Dieci benefici delle firme elettroniche

Viviamo in un mondo sempre più digitale, e la maggior parte delle aziende oggi si rende conto che inviare manualmente, stampare, scansionare o firmare con l'inchiostro documenti fisici è ingombrante e costoso. Passare alle firme elettroniche è un passo importante verso la costruzione di un business più efficiente e snello. Ecco 10 dei benefici chiave che le imprese possono ottenere dalle firme elettroniche:

1. Digitalizzazione dei processi

Le organizzazioni stanno digitalizzando sempre più processi aziendali per motivi di efficienza e controllo - dall'inserimento di un nuovo cliente o dipendente, alla generazione di piani di progetto e fatture. In molti di questi processi, ottenere una firma su un pezzo di carta rimane l'ultima lacuna analogica - e un ostacolo per raccogliere il pieno ROI dalla trasformazione digitale. Le firme elettroniche permettono che anche questa parte del processo sia senza carta e online. Le piattaforme leader saranno dotate di un'API di servizi web per una facile integrazione nelle applicazioni aziendali per semplificare i processi di firma dei documenti e la loro registrazione.

2. Processi aziendali accelerati

Come molte persone e aziende hanno scoperto nel mondo del blocco, un ritardo nell'ottenere una firma può sospendere l'inizio di un contratto e impedire a un'azienda di iniziare il lavoro su un progetto. Con le firme elettroniche, tutti possono firmare da qualsiasi parte del mondo e a loro piacimento, assicurando che gli accordi e i processi non vengano bloccati da esigenze amministrative.

3. Risparmio di costi

Pagare pochi centesimi per pagina per stampare un contratto potrebbe non sembrare un grosso problema, ma quando si moltiplica per migliaia o decine di migliaia di pagine all'anno, la spesa può essere significativa. Non è solo l'inchiostro e la carta usati per stampare e copiare - è anche il costo di fax, corriere, immagazzinamento, scansione e smaltimento dei documenti cartacei. Le firme elettroniche possono eliminare una grande quantità di costi dal business.

4. Migliore controllo sui processi

Con una soluzione di firma elettronica, un'impresa ha una migliore visibilità sui processi e un maggiore controllo. La firma digitale è implicitamente sicura e c'è una traccia di controllo. Il proprietario del documento sa anche chi ha rivisto e firmato il documento e quando lo ha fatto e quali utenti devono ancora firmare.

5. Migliore esperienza del cliente

La maggior parte dei clienti odia dover guidare fino a un ufficio per firmare un mucchio di documenti o dover scannerizzare e inviare via e-mail un lungo contratto a un fornitore. Permettere loro di firmare elettronicamente rende tutto più veloce e conveniente dal loro punto di vista - e hanno un accesso elettronico continuo al documento in qualsiasi momento.

6. Lavoro a distanza

Mentre ci muoviamo verso un mondo di lavoro che è più virtuale e meno legato all'ufficio, le firme elettroniche permettono ai lavoratori remoti e mobili di rimanere produttivi. Non hanno bisogno di venire in un ufficio per elaborare i documenti - possono approvare e firmare i documenti ovunque si trovino da un PC o uno smartphone. I documenti sono accessibili da qualsiasi luogo, con un audit trail completo.

7. Flessibilità

Una buona soluzione di firma elettronica rende facile impostare dipartimenti o gruppi basati su ruoli (vendite o conti), in modo che chiunque di questi gruppi possa firmare un documento. La firma delegata dovrebbe anche essere supportata in modo che altri utenti autorizzati possano firmare per conto dei firmatari originali - non c'è bisogno che un processo si blocchi perché qualcuno non è disponibile.

8. Ecologia

Le firme elettroniche aiutano l'azienda a usare molta meno carta, a salvare alcuni alberi e a ridurre la sua impronta di carbonio. Sono un'alternativa ecologica alla stampa di risme di carta che devono essere firmate.

9. Resistente alle manomissioni

Una firma digitale protegge l'integrità dell'intero documento. Un cambiamento di un singolo carattere del contenuto del documento renderà la firma non valida. Come tale, un documento firmato elettronicamente può essere ancora più sicuro di un documento firmato su carta.

10. Semplicità

Un documento firmato può essere verificato da chiunque usando lettori PDF disponibili gratuitamente. Non c'è bisogno di esperti di firma a mano per verificare se la firma è autentica.

Cosa cercare in una soluzione di firma elettronica

Legalità

Il punto di partenza è che la soluzione di firma elettronica deve identificare ogni firmatario ed essere legalmente vincolante. Anche se tutti i tipi di firme elettroniche hanno valore legale, i tipi più avanzati come AES danno maggiori garanzie sull'identità del firmatario e sull'autenticità del documento. La soluzione dovrebbe usare certificati digitali unici (identità digitali X.509) per ogni firmatario, così è facile stabilire chi ha firmato un documento.

Dovrebbe anche essere configurata per creare firme digitali a lungo termine. Le firme con timestamp o con piena capacità LTV dovrebbero essere supportate, il che permette una verifica per molti anni nel futuro. LTV significa che sia un timestamp che le informazioni sullo stato del certificato del firmatario (OCSP o CRL) sono incorporate nella firma.

Per essere legalmente vincolanti, le firme elettroniche dovrebbero:

• Identificare il firmatario del documento.


• Prendere la forma di un marchio visibile sul documento che mostra che è stato firmato.


• Provare l'intenzione del firmatario di firmare.


• Sicurezza

Dato che le organizzazioni useranno le firme elettroniche su documenti legalmente vincolanti che possono contenere informazioni di identificazione personale, la sicurezza dei dati, la protezione dei dati e la residenza dei dati sono di fondamentale importanza. Le organizzazioni dovrebbero assicurarsi che la soluzione sia conforme alle leggi sulla privacy dei dati in tutte le giurisdizioni in cui operano - per esempio, il Protection of Personal Information Act (POPIA) in Sud Africa e il General Data Protection Regulation (GDPR) in Europa. Una piattaforma duratura spunterà caselle come la crittografia AES 256 bit, un'architettura di autenticazione collegabile e un'infrastruttura cloud resiliente.

Standard-based

Una buona soluzione elettronica deve rendere semplice la creazione di firme avanzate a lungo termine utilizzando qualsiasi macchina con qualsiasi browser HTML5 moderno e una connessione Internet. Che si tratti di contratti, fatture, ordini di acquisto, NDA, documenti HR o qualsiasi altra cosa, i documenti dovrebbero essere supportati in formati standard come il formato PDF/A. Questo è uno standard ISO (ISO19005). Lo stesso supporto per gli standard aperti dovrebbe estendersi ai metodi di autenticazione degli utenti e agli emittenti di autorità di certificazione registrati.

Esperienza dell'utente finale

La piattaforma dovrebbe essere comoda e intuitiva da usare. Dovrebbe rendere semplice l'invio, la visualizzazione, la firma e la restituzione dei documenti elettronici. Le integrazioni con i sistemi di gestione dei documenti elettronici e con strumenti come Outlook, SharePoint, Salesforce, Dynamics CRM e Word possono aiutare gli utenti finali ad essere più produttivi. Allo stesso modo, la soluzione non dovrebbe imporre un ulteriore onere amministrativo al dipartimento IT - dovrebbe essere semplice da gestire, mantenere e aggiungere o rimuovere utenti.